Mode d'emploi — Doquéo

Catalogue de codes-barres de l'équipe : retrouver un produit par son nom, sa référence ou son code-barres, et afficher le code-barres en grand pour le lecteur Zebra.

1. Connexion

Tapez votre nom d'utilisateur (votre prénom, majuscules sans importance) et votre mot de passe. Il n'y a plus de liste des noms : personne ne voit qui a un compte.
Première connexion : utilisez le mot de passe initial communiqué par votre administrateur. Le site vous demande alors de choisir votre propre mot de passe (8 caractères minimum, à taper deux fois) et de compléter votre profil : prénom, nom, adresse e-mail (elle sert à recevoir un lien si vous oubliez votre mot de passe) et téléphone (facultatif). Si votre profil n'est pas complet, le site vous le demande à la prochaine connexion (ensuite : menu ☰ → Mon profil). Votre nom d'utilisateur pour vous connecter ne change pas. En haut du menu ☰, vous voyez toujours quel compte est connecté : votre prénom et nom, votre rôle, le nom de l'entreprise et votre ID (code de l'entreprise · nom d'utilisateur). Ensuite, le mot de passe initial ne fonctionne plus pour vous.
Après la connexion, l'écran d'accueil propose, dans cet ordre : 🔍 Rechercher un produit, Scanner les produits du BL (Virginie, Celine et gestionnaires), Bons de livraison (selon vos droits), Messages et 📦 Calculer les colis. Puis, selon vos droits, Tableau de bord, Heures supplémentaires, Stock et Lier les codes-barres. Les autres écrans (Historique, Utilisateurs…) restent dans le menu ☰. Chaque sujet s'ouvre sur son propre écran, sans faire défiler ; le bouton ← Retour (en haut de chaque écran) ou le bouton Retour du téléphone ramènent à l'écran précédent, dans l'ordre où vous êtes entré (ex. : un BL ouvert → Retour = la liste des BL → Retour = l'accueil) ; le logo Doquéo ramène toujours à l'accueil. Le bouton Guide de références ouvre le tableau qui dit quelle étiquette chercher sur le carton (ex. ADF8 sur le BL = AFR.80 beige CI901 sur le carton). Les gestionnaires peuvent le changer avec Modifier : Ajouter une ligne, la corbeille pour supprimer, puis Enregistrer. Astuce Zebra : ouvrez directement l'écran de recherche avec l'adresse …/#recherche (à mettre en favori).
Le site s'adapte à l'appareil : téléphone et Zebra (une colonne), tablette (gros boutons, résultats sur 2 colonnes) et ordinateur (toute la largeur de l'écran ; les boutons de l'accueil restent dans un menu à gauche et l'écran choisi s'ouvre à droite, Rechercher par défaut ; code-barres à droite du produit ouvert).
Le site est en mode sombre par défaut (petites icônes de couleur). Le menu ☰ (en haut à droite) range ce qui n’est pas déjà sur l’accueil : À compléter, Historique, Importer / exporter, Utilisateurs (selon vos droits) ; puis il contient : mode clair ou sombre (le site garde votre choix pour la prochaine fois), 🔑 changer mon mot de passe, mon profil (prénom, nom, e-mail, téléphone), ❓ aide et 🚪 déconnexion.

En cas d’erreur, vous pouvez réessayer tout de suite. Après 5 mots de passe faux de suite, le compte est bloqué 2 minutes (protection contre les robots qui devinent les mots de passe) : attendez, demandez à un administrateur de vous remettre le mot de passe initial ou utilisez « Mot de passe oublié ? » — le lien part à l’adresse e-mail de votre profil, gardez-la à jour (menu ☰ → Mon profil). L’œil à droite du mot de passe le montre tant qu’on appuie dessus.

Langue : le site est en français ; le bouton du globe en haut (à côté du menu ☰), le menu ☰ → Langue ou le petit menu sous « Se connecter » le passent en anglais, espagnol, italien ou portugais. Le choix reste sur l’appareil. Les noms des produits, des clients et les messages ne sont pas traduits.

Fond : le menu ☰ → Fond choisit l’animation derrière les boutons, Constellation, Aurore ou Sans animation (fond immobile, choix par défaut). Le choix reste sur l’appareil.

2. Rechercher un produit

Tapez une partie du nom, de la référence de l'étiquette ou du code-barres, puis touchez 🔍 (ou Entrée). Les accents et majuscules ne comptent pas.
Vous pouvez taper plusieurs mots dans n'importe quel ordre et une mesure : « câble 50m », « 12 volts », « 2,5 mm », « 12 x 500 ml », « tuyau 25 mètres ». « 50 m », « 50m » et « 50 mètres » donnent le même résultat, et « 50m » ne trouve pas « 150m » ni « 50ML ».
📷 Scanner un code : photographiez un code-barres avec le téléphone ; le site lit le numéro et affiche le produit. S'il n'existe pas, la fiche « Nouveau produit » s'ouvre avec le code (et son type) déjà rempli et la photo : ajoutez le nom et la référence, puis Enregistrer. S'il y a deux codes sur l'étiquette, le site prend le plus large. Cartons ArticaDuct / Optimal Duct (code du type 0515.00101.018-99262375) : le numéro après le tiret change à chaque carton, le site ne garde que la partie avant le tiret.
Avec le lecteur Zebra : placez le curseur dans le champ de recherche et scannez ; le produit s'affiche.
Les résultats sont une liste compacte : nom et référence seulement. Touchez un produit (▸) pour l'ouvrir : photo du produit (à gauche), photo de l'étiquette (à droite) et code-barres en grand, avec « Modifier ». Touchez à nouveau pour le refermer. Un code-barres scanné (Zebra ou appareil photo) ouvre directement le produit trouvé.
Sans recherche, aucun produit n'est affiché. Les boutons A, B, C… 1, 2, 3… (seulement les initiales qui existent) affichent d'un toucher tous les produits qui commencent par cette lettre ou ce chiffre ; chaque produit apparaît à l'initiale de chaque mot de son nom (« 3M Ruban adhésif » → 3, R et A ; « 12V Transformateur » → 1 et T), sans les petits mots (de, en, pour…) ni les mesures. Touchez à nouveau pour fermer.
Résultat mis en avant : après 🔍 (ou Entrée, ou le lecteur Zebra), un scan 📷 ou le toucher d'une lettre, le premier résultat clignote 4 fois en bleu (le même contour que le champ de recherche) puis redevient normal.
📦 Calculer les colis (bouton de l'accueil, écran à part) : le tableau donne le nombre de cartons à prendre pour 200, 160 et 140 pièces, avec des cartons de 12, 8, 6 ou 4 pièces. Tapez la quantité demandée sur le BL dans le champ pour calculer une autre quantité. Le tableau compte les cartons pleins ; s'il reste des pièces, il l'indique en dessous (ex. « 33 colis + 2 pièces à part »). Si le carton n'a pas 12, 8, 6 ou 4 pièces, tapez son nombre de pièces dans Autre carton de … pièces et touchez Ajouter : une colonne « Carton de N » s'ajoute au tableau. Vous pouvez en ajouter plusieurs ; la croix à côté du titre la retire. Ces cartons restent sur cet appareil.

3. Lire le code-barres à l'écran avec le Zebra

Touchez le code-barres d'un résultat : il s'ouvre en plein écran sur fond blanc (l'écran reste allumé). Tournez le téléphone pour l'agrandir encore.
Le code-barres affiché est du même type que celui de l'étiquette (Code 128, EAN-13, Codabar…) quand il a été lu sur une photo : le Zebra lit exactement le même code.
Mettez la luminosité du téléphone au maximum et retirez un éventuel film mat.
Visez à 10–20 cm, légèrement incliné pour éviter le reflet.

Seuls les lecteurs Zebra à imageur (ex. DS2208, DS4608, LI2208) lisent un écran ; les lecteurs laser (ex. LS2208, une fine ligne rouge) ne le peuvent pas. Sur un imageur, activer « Mobile Phone/Display Mode » (manuel du modèle) améliore la lecture.

4. Ajouter un produit

Recherchez d'abord le produit. S'il n'existe pas, touchez « ➕ Ajouter « … » » : le nom recherché est déjà rempli. (Ou ➕ Nouveau produit.)
Nom : le nom tel que l'équipe le connaît.
Code-barres : dans les vignettes (étape 3), touchez le ✗ rouge de Code-barres (le code interne, celui de l'étiquette du carton, obligatoire) et photographiez-le. S'il y a plusieurs codes sur l'étiquette, le site prend automatiquement le plus large. S'il n'arrive pas à lire, touchez la photo pour l'agrandir puis « Saisir » pour taper les chiffres (« Saisir » marche aussi avec le scanner Zebra).
Code fournisseur (facultatif) : la 4ᵉ vignette, à droite de « Étiquette », est le code-barres du fabricant (par exemple son EAN). Même chose : photo ou « Saisir ». Laissez-la vide s'il n'y en a pas. Dans « Modifier », seuls Virginie, Celine et les gestionnaires peuvent le changer ou le retirer (avec confirmation).
Référence (facultatif) : le nom ou code « bizarre » écrit sur l'étiquette du carton. La recherche le trouve aussi.
Les quatre vignettes Produit · Code-barres · Étiquette · Code fournisseur : un ✗ rouge indique ce qui manque ; touchez le ✗ ou « 📷 Envoyer une photo » pour l'ajouter. Sans photo de l'étiquette, la photo du code-barres est gardée à sa place.
Touchez Enregistrer. Si le code existe déjà, le site prévient et n'enregistre pas de doublon. Si un produit porte le même nom avec une autre mesure (cm, mm, mètres, ML, 12X500…), le site les affiche tous et demande s'il faut enregistrer cette nouvelle mesure. Chaque mesure est un produit à part (son code-barres, sa référence) et la recherche par nom les montre toutes.

5. Modifier ou supprimer

Modifier ouvre la fiche avec les trois vignettes : ce qui existe s'affiche en miniature, ce qui manque avec un ✗ rouge. « Changer » remplace une photo, « Retirer » l'enlève.
Touchez le logo Doquéo (en haut à gauche) pour revenir à la page de départ, comme à l'ouverture du site.
Dans « Modifier », indiquez les pièces par carton et l'emplacement au dépôt. La fiche du produit les affiche ; tapez la quantité du BL à côté de « 📦 … pièces par carton » pour savoir combien de colis prendre.
Dans la liste, sous le nom de chaque produit, la ligne verte « ✅ Code-barres mis à jour le … » indique la date du dernier changement du code-barres. Pas de ligne verte : le code n'a pas encore été mis à jour (code provisoire).
Un code-barres ne marche pas, ou le produit n'a qu'un code provisoire ? Ouvrez le produit → Modifier → touchez le code-barres (ou Remplacer, ou 📷 Code-barres), confirmez, puis choisissez prendre une photo ou une image du téléphone / de l'ordinateur, photographiez le bon code-barres (celui de l'étiquette ou du produit), puis Mettre à jour. Le nom, la référence et les photos sont gardés ; le nouveau code s'affiche du même type que celui photographié.
Supprimer efface le produit et ses photos (réservé, voir plus bas).

6. Importer / exporter (fichier Excel, CSV, XML)

Ouvrez le menu ☰ → 📥 Importer / exporter (visible pour les gestionnaires, administrateurs et Master), puis touchez 📥 Importer et choisissez le fichier : .xlsx, .xls, .ods, .csv ou .xml. L'encadré se referme avec « ✕ Fermer ».
Format conseillé : colonne A = Code-barres, B = Nom, C = Référence (facultatif), 1^re ligne = titres, une ligne par produit. Le bouton 📄 Télécharger le modèle Excel donne un fichier prêt à remplir (colonne A déjà au format Texte).
Le site devine les colonnes ; vérifiez-les : code-barres, nom, référence (facultatif). Un aperçu des 5 premières lignes s'affiche.
Par défaut, « Ne pas modifier les produits déjà enregistrés » est coché : les noms choisis par l'équipe sont protégés, seuls les nouveaux codes sont ajoutés.
Les codes qu'Excel a enregistrés comme nombres (zéro du début perdu) sont corrigés automatiquement. Si un code apparaît en « 3,01E+12 », mettez la colonne au format Texte dans Excel.
Exporter CSV télécharge tout le catalogue (code ; nom ; référence ; type du code-barres) — gardez-en une copie de temps en temps. Réimporté, ce fichier redonne les mêmes codes-barres, du même type.

⚠️ À vérifier après un import

Le site met de côté, dans l'encadré « À vérifier » (visible par les gestionnaires, administrateurs et Master, sur tous les téléphones) :

Même code-barres, nom ou référence différent : le produit déjà enregistré n'est pas modifié. Choisissez « Garder l'actuel », « Prendre celui du fichier » ou corrigez le nom/la référence puis « Enregistrer ma version ».
Même nom, mesure différente (ex. « BRUMI 12X500ML » et « BRUMI 6X1L », ou un câble en 50 m et 100 m) : le nouveau produit attend votre accord. Le site affiche toutes les mesures déjà enregistrées ; touchez « Oui, enregistrer cette mesure » (le nom peut être corrigé avant) ou « Non, ne pas l'enregistrer ».
Même référence, code-barres différent : rien n'est ajouté ; choisissez « Garder l'actuel » ou « Prendre le code-barres du fichier ».
Les mots qui diffèrent sont surlignés en jaune.
Un produit enregistré sans code-barres (seulement sa référence, ex. depuis un bon de livraison) est complété automatiquement quand le fichier contient la même référence avec son code-barres : pas de doublon, le nom et les photos sont gardés.

🔗 Lier les codes-barres (Virginie, Celine, gestionnaires)

Un produit peut avoir deux codes-barres : le code interne (celui de l'étiquette du carton, affiché en grand) et le code fournisseur (le code-barres du fabricant, par exemple son EAN). Au dépôt, la recherche et le scanner trouvent le produit avec l'un ou l'autre ; la fiche indique « 🔗 Code interne + fournisseur » et affiche les deux codes. Dans chaque produit, à droite de la photo de l'étiquette, la case Code-barres fournisseur montre le code du fabricant (touchez-le pour l'agrandir). Le grand code-barres en dessous est notre code interne. Case vide : « Pas de code fournisseur » ; Virginie, Celine et les gestionnaires la touchent pour l'ajouter (ou « 🔗 Changer » pour le modifier).

Accueil → 🔗 Lier les codes-barres.
Un produit : tapez la référence, le nom ou un code, touchez le produit, puis saisissez, bipez ou photographiez (📷) le code interne et/ou le code fournisseur, et Enregistrer. Code fournisseur vide = pas de code fournisseur. Si un code existe déjà, le site demande une confirmation et montre l'ancien code avec sa date.
Sauvegarde obligatoire : le premier toucher sur 📥 Importer (ici ou dans « Importer / exporter ») télécharge d'abord une sauvegarde sauvegarde-codes-AAAA-MM-JJ-HHhMM.csv avec tous les codes internes et fournisseur ; gardez-la, puis touchez à nouveau « Importer » pour choisir le fichier.
En haut de « Tout importer », choisissez Importer : code interne, code fournisseur ou les deux : le tableau d'exemple, le 📄 Modèle Excel et l'export ne montrent que ces colonnes, et l'autre code n'est pas touché.
Chaque produit a un ID fixe (ex. « ID 0245 ») qui ne change jamais. Tapez « #245 » dans la recherche pour le retrouver. Avec la colonne ID dans le fichier, le bon produit est mis à jour même si sa référence a changé.
La référence fournisseur (ex. AFR.80 CI901) se saisit ici avec le code fournisseur ; elle s'affiche sous la case « Code-barres fournisseur » et la recherche la trouve.
Tout un fichier Excel (.xlsx, .xls, .ods ou .csv) : colonne A = Référence (ou code-barres actuel), B = Code-barres interne, C = Code-barres fournisseur ; case vide = le code ne change pas. Le bouton 📄 Modèle Excel donne un fichier prêt à remplir.
Après le choix du fichier, rien n'est encore enregistré : le tableau montre chaque ligne — à enregistrer, remplacement d'un code existant (à cocher pour l'accepter), déjà à jour, ou en erreur (code déjà utilisé par un autre produit, référence en double, produit deux fois dans le fichier, introuvable). Corrigez le fichier si besoin, puis touchez Enregistrer N produit(s).
Exporter la liste actuelle télécharge tous les produits avec leurs deux codes : corrigez-le dans Excel et réimportez-le.

📜 Historique des modifications

Menu ☰ → Historique (historique des modifications) (commercial, gestionnaires, administrateurs, Master). Chaque modification du catalogue y est gardée : date et heure, qui, le produit et la valeur avant → après (code-barres interne et fournisseur, nom, référence, photos, ajouts, suppressions, imports avec le nom du fichier). La plus récente est en haut ; le champ « Filtrer » cherche par nom, référence, code ou personne ; Exporter CSV télécharge tout l'historique pour Excel. Personne ne peut le modifier ni l'effacer depuis le site.

7. Qui peut faire quoi

	Rechercher, ajouter, modifier	Supprimer	Importer / exporter
Master, administrateurs, gestionnaires	✅	✅	✅
Remi, Theo	✅	—	—
Virginie, Celine	✅ + 🔗 Lier les codes-barres	—	—

8. Mot de passe

Pour le changer : menu ☰ → Mot de passe.
Oubli : sur l'écran de connexion, touchez « Mot de passe oublié ? », tapez votre nom ou votre e-mail : vous recevez un lien (valable 30 minutes, une seule fois) pour choisir un nouveau mot de passe. Pas d'e-mail reçu (ou pas d'e-mail enregistré) : demandez à un administrateur de vous remettre le mot de passe initial.

9. Sécurité

Ne partagez pas votre mot de passe et ne l'écrivez pas sur le téléphone ou un papier visible.
Sur un téléphone prêté ou partagé, ouvrez le menu ☰ et touchez 🚪 Déconnexion en fin d'utilisation.
Toutes les données (produits, photos) ne sont visibles qu'après connexion.

📄 Bons de livraison

Accueil → Bons de livraison (selon les droits). L'en-tête de la société est déjà rempli ; vous écrivez seulement ce qui change pour le client.

Nouveau BL : le numéro et la date sont proposés (modifiables). Choisissez le client dans la liste Clients enregistrés (à droite, ou en haut sur téléphone ; filtre par nom, code ou code postal) : un toucher remplit son nom, son adresse, son code postal, son code client, sa TVA et la facturation. Ou tapez le nom du client : s'il est connu, ses données se remplissent aussi. Dans cette liste : + ajoute un client, le crayon le modifie, la corbeille le supprime (avec confirmation ; les BL déjà faits ne changent pas). Sinon, écrivez l'adresse de livraison et le code postal (la facturation est identique, sauf si vous décochez la case).
Dans le tableau, tapez la référence interne (« ADF12 » suffit, le site complète en « 04/ADF12 ») ou touchez un produit proposé. La désignation (celle des BL précédents) et la référence client se remplissent ; tapez la quantité livrée et les colis se calculent (vous pouvez les corriger). Une référence encadrée en orange n'est pas dans le catalogue : vérifiez-la.
Après l'enregistrement, le formulaire reste sur ce BL : un nouvel « Enregistrer » modifie ce même BL (le numéro ne change pas). Pour un autre BL du même client, touchez Nouveau BL pour ce client : nouveau numéro, client déjà rempli, lignes vides.
Imprimer : imprime le BL tel qu'il est à l'écran, sans l'enregistrer. Enregistrer et imprimer : le BL est gardé et s'imprime au même format qu'avant. Enregistrer et générer le PDF : le BL est gardé et le fichier PDF (au nom du BL, ex. BL22672785.pdf) se télécharge, pour l'envoyer par e-mail ou le garder. Scanner les produits du BL ouvre directement l'écran pour biper les colis de ce BL.
Modèles : pour un client ou une commande qui revient souvent, touchez Enregistrer comme modèle, donnez un nom et cochez avec qui le partager (ou « Tout le monde »). Ensuite, dans la liste des BL, choisissez le modèle et touchez Nouveau BL depuis ce modèle : tout est déjà rempli, avec un nouveau numéro. Seule la personne qui a créé le modèle peut le renommer, le partager ou le supprimer.
Pour retrouver un BL : la liste montre une ligne par BL (n°, client, date de création) ; tapez le n°, le client, le code postal ou une référence dans la recherche. Touchez la ligne pour voir le reste (date du BL, code postal, colis, statut, auteur), puis Ouvrir le BL pour le modifier ou le réimprimer. Cochez « Expédié » quand il est parti, ou « Annulé » s'il ne part pas (il reste dans la liste, grisé, mais ne se prépare plus).
Notes internes (cadre jaune) : pour l'équipe seulement, elles ne s'impriment pas sur le BL. Le n° du BL ne change plus une fois le BL enregistré. En PDF, le fichier porte le n° du BL (ex. BL22672701.pdf).

💬 Messages et tâches

Touchez la bulle en haut à droite (le chiffre rouge = messages non lus) ou la tuile Messages de l'accueil. Tout le monde y a accès.

Chaque personne a une pastille de couleur avec les deux premières lettres de son nom (« St » Stephane, « So » Sophie) ; si deux personnes ont les mêmes lettres, la pastille en montre une de plus pour les distinguer. Le chat s'ouvre dans un panneau à droite, comme MSN : il reste ouvert pendant que vous utilisez les autres écrans du site. Pour le cacher, touchez la flèche → ; la bulle le rouvre. Le bouton Fenêtre ouvre le chat dans une fenêtre à part du navigateur (sur téléphone : un nouvel onglet) : vous travaillez dans le site et vous parlez à l'équipe dans l'autre fenêtre.

Nouveau → Message privé : touchez le nom de la personne. Groupe / équipe : donnez un nom (ex. « Dépôt », « Commercial »), cochez les personnes (ou « Tout le monde ») et touchez Créer le groupe.
Écrivez en bas et touchez la flèche (ou Entrée ; Maj+Entrée pour aller à la ligne).
Trombone : joindre un fichier — PDF, Word, Excel, CSV, PowerPoint, texte ou photo, 10 Mo maximum. Les autres le récupèrent avec Télécharger (il est enregistré dans les téléchargements de l'ordinateur ou du téléphone). Les photos s'affichent directement ; une grande photo est réduite avant l'envoi.
Tâche (dans une conversation) : écrivez ce qu'il faut faire, choisissez pour qui et, si besoin, la date. La tâche apparaît dans la conversation avec une case à cocher ; n'importe quel membre la coche quand c'est fait.
Tâches (en haut) : toutes les tâches de vos conversations — « Pour moi », « Toutes à faire » ou « Toutes ». En rouge = date dépassée. Le chiffre sur le bouton = vos tâches à faire.
✕ sur un de vos messages : le supprimer (le fichier ou la tâche est supprimé aussi).
Membres (dans un groupe) : le créateur du groupe change le nom et les membres ; chacun peut Quitter le groupe.

Seules les personnes de la conversation voient ses messages, fichiers et tâches. Les nouveaux messages arrivent tout seuls en quelques secondes quand le chat est ouvert.

📦 Stock

Accueil → Stock. Comme sur le SoltiScan du Zebra :

⬇️ Entrée (réception) et ⬆️ Sortie : bipez chaque carton ; chaque bip est enregistré tout de suite (un carton = les pièces par carton du produit), pas besoin de valider. Pour une autre quantité (carton entamé), tapez le nombre de pièces dans « Pièces au prochain bip » avant de biper. La note (n° de BL, fournisseur) s'ajoute aux bips suivants. La liste montre vos derniers bips avec le stock après chacun ; une erreur ? touchez la flèche annuler sur la ligne : le stock est corrigé.
📋 Inventaire : bipez tous les cartons du produit (ou tapez la quantité comptée) ; la quantité comptée remplace le stock.
🔎 Voir : d'abord le journal des derniers mouvements de tous les produits (quand, qui, quoi, stock après ; « Plus » pour remonter) ; bipez un produit pour voir son stock, son emplacement et ses mouvements. Chacun peut annuler ses propres mouvements ; les gestionnaires et au-dessus, tous. Une annulation n'efface rien : elle ajoute le mouvement inverse.

Sans réseau (Wi-Fi coupé dans l'entrepôt) : continuez à biper. Les bips restent dans le téléphone (« mouvement(s) en attente de réseau ») et partent tout seuls quand le réseau revient ; un bip envoyé deux fois n'est jamais compté deux fois.

Chercher sans code-barres : dans Entrée, Sortie et Inventaire, tapez deux lettres du nom, de la référence ou du code : la liste des produits s’ouvre sous le champ (toucher, ou flèches + Entrée). Choisissez le produit, tapez la quantité puis Enregistrer. Rien de trouvé : la dernière ligne, Créer le produit, ouvre la fiche avec le texte déjà rempli ; après « Enregistrer », vous revenez au Stock avec ce produit choisi, il ne reste que la quantité. Inventaire par photos : touchez l’appareil photo, photographiez l’étiquette, tapez la quantité comptée puis Enregistrer + photo suivante pour enchaîner, et « Valider » à la fin. Code-barres non lu : tapez le nom et choisissez dans la liste ; la photo devient celle de l’étiquette si le produit n’en a pas.

Fiches d’inventaire (6e bouton du Stock) : on recopie les fiches papier du jour de l’inventaire (n° d’étiquette, article, description, quantité comptée, emplacement, opérateur) dans une liste à part, par date : rien ne change dans le stock. Choisissez la date, tapez le n° de la fiche et l’article (la liste propose les produits du catalogue), la quantité, puis Enregistrer la fiche. La même étiquette à la même date corrige la fiche, elle ne fait pas de doublon. Le tableau montre l’écart avec le stock actuel ; Exporter (CSV) pour Excel.

Nouveau produit (5e bouton du Stock) : ouvre la fiche produit ; après « Enregistrer », vous revenez au Stock. Si vous bipez un code inconnu, touchez Créer le produit : le code est déjà rempli, ajoutez le nom puis Enregistrer, et bipez-le à nouveau.

Produit sans étiquette : dans la fiche, case Code-barres → Générer. Le site crée un code-barres interne (10 chiffres, ex. 2000000245) que personne d'autre n'a. Après l'enregistrement, ouvrez le produit dans Rechercher → Imprimer l'étiquette : choisissez le format (rouleau 100 × 50 mm, 60 × 40 mm ou planche A4 de 24 étiquettes) et le nombre de copies. L'étiquette porte le nom, la référence, le code-barres et les pièces par carton ; collez-la sur le carton ou l'étagère, le Zebra la lit comme les autres.

Le stock peut devenir négatif (ce qui est sorti est sorti) : le site l'affiche en rouge et demande un inventaire du produit. Le stock est aussi affiché dans la fiche de chaque produit. Les lignes d'un inventaire restent dans le téléphone tant qu'elles ne sont pas validées (colonne « Écart » = compté − stock).

Scanner les produits du BL

Accueil → Scanner les produits du BL. Trois étapes :

Choisir les BL : cochez la case à gauche du ou des BL à préparer. Plusieurs BL possibles, mais toujours du même client : dès qu'un BL est coché, la liste ne montre plus que les BL de ce client ; ceux de tous les clients reviennent à la fin. Sous la liste, Produits à prendre additionne les produits de tous les BL cochés (pièces et colis), rangés par emplacement : un seul passage par allée. Touchez Commencer.
Scanner : bipez chaque colis avec le Zebra dans le champ Scanner un produit. La colonne Reste montre ce qui manque (code interne ou fournisseur). Le Zebra peut finir le code par Entrée, par Tab ou par rien du tout : le colis est compté dans les trois cas et le curseur reste dans le champ (si vous avez touché ailleurs, le bip suivant revient tout seul dans le champ). Le carton est reconnu par son code interne, son code fournisseur (EAN-13), le code ArticaDuct sans le lot après le tiret, ou la référence tapée à la main (majuscules ou minuscules) ; si le BL dit ADF8 et le carton AFR.80, le Guide de références fait le lien. Chaque colis bipé sort tout de suite du stock (les pièces du BL réparties par colis : 40 pièces en 4 colis = 10 par colis), avec le n° du BL dans le journal du stock. Un colis de trop ne sort pas du stock (remettez-le en rayon). Si le stock d'un produit ne suffit pas pour le BL, un avertissement « Stock insuffisant » s'affiche : le commercial peut retirer ou réduire la ligne dans « Bons de livraison » (Modifier). Changer de BL avant de valider remet en stock les colis déjà bipés. Un BL marqué Annulé dans « Bons de livraison » remet aussi en stock tout ce qui était déjà sorti pour lui. Quand tout est bipé, touchez Étape 3 : palettes. En haut de l'écran, la barre 1 Choisir le BL · 2 Scanner · 3 Palettes · 4 Valider montre où vous en êtes (étape actuelle en bleu, étapes faites en vert) ; touchez une étape déjà faite pour y revenir (« 1 Choisir le BL » = changer de BL).
Palettes : sous le dessin de chaque mesure (120 × 80, 205 × 120, 110 × 100, 80 × 80), touchez directement le nombre de palettes montées (0 à 6) ; au-delà de 6, utilisez +. Toucher le dessin ajoute aussi une palette. Barres : comptez aussi les colis barre (ils partent comme des palettes, le transporteur doit le savoir). Puis le poids : de chaque palette (le total se calcule) ou seulement le poids total. Obligatoire pour valider : au moins une palette, la réponse sur les colis barre (+ sur « Colis barre », ou Aucun colis barre) et le poids total. Le nom de la personne qui fait les palettes est celui de son compte (affiché « Palettes faites par … »). Valider : dans « Bons de livraison », les BL passent à « Palette prête pour l'envoi », avec qui a préparé, le nombre de palettes, la mesure et le poids de chacune et le total, pour imprimer l'étiquette du transporteur.

👥 Utilisateurs et permissions

Menu ☰ → Utilisateurs (utilisateurs et permissions) (administrateurs et Master). Rôles : Master (personne ne peut le modifier) > Administrateur (gère les comptes en dessous) > Gestionnaire (importer, supprimer, « À vérifier ») > Commercial (lier les codes, historique, contrôle du BL) > Utilisateur (chercher, ajouter, modifier). On peut ajouter un compte (il entre avec le mot de passe initial), changer son rôle, voir et modifier son profil (bouton « Profil » : prénom, nom, e-mail, téléphone), lui remettre le mot de passe initial ou le supprimer. Seul le Master crée ou modifie les administrateurs.

Abonnement

Menu ☰ → Abonnement (administrateurs et Master) : la formule de l’entreprise, ses modules (Codes-barres, Bons de livraison, Stock) et la prochaine échéance. Le bouton Factures, changer de formule, résilier ouvre l’espace sécurisé de Stripe (paiement par carte ou prélèvement SEPA). Un module non compris dans la formule n’apparaît pas dans le menu. Les formules sont présentées sur la page Formules.

Essai gratuit de 14 jours : un bandeau en haut indique les jours restants. Avant la fin, un administrateur choisit la formule dans ☰ → Abonnement (rien n’est débité avant la fin de l’essai). Sans abonnement, l’espace passe en lecture seule : on peut consulter, mais plus modifier ; les données sont conservées et tout revient dès la souscription. Un e-mail de rappel est envoyé au contact et aux administrateurs 2 jours avant la fin, puis le jour même.

Heures supplémentaires

Accueil → Heures supplémentaires (tout le monde) : notez vos heures en quelques secondes. Choisissez le cas : Parti plus tard, Arrivé plus tôt, Pendant la pause ou Autre plage (samedi, dimanche…). Les heures se remplissent avec votre horaire habituel : il ne reste qu’à taper l’heure réelle (ex. parti à 19:00), un motif si besoin, puis Ajouter. La durée s’affiche avant d’enregistrer.

Midi + soir (choisi par défaut) : tapez le temps de déjeuner réellement pris (rempli avec votre déjeuner habituel de « Mon horaire ») et l’heure de sortie. Le reste de la pause du midi et tout ce qui passe la fin de journée (ex. après 17:30) comptent en heures supplémentaires : deux lignes, midi et soir.

Mon horaire : vos heures de travail habituelles (matin, après-midi, jours travaillés). À la fin du mois, touchez PDF pour les RH : le « Suivi heures supplémentaires » (en français), une page par semaine : les heures de chaque jour du lundi au vendredi, le total de la semaine, les commentaires et la validation ; sur le téléphone, vous pouvez l’envoyer directement par e-mail. Une erreur : touchez le crayon pour corriger, ou la corbeille pour supprimer. Les administrateurs peuvent choisir une autre personne pour voir ses heures et sortir son PDF.

Tableau de bord

Accueil → Tableau de bord (administrateurs et Master) : la vue d’ensemble de l’entreprise sur un seul écran. En haut, 8 chiffres : produits, produits sans code-barres, BL ouverts (et palettes prêtes), BL et colis des 30 derniers jours, sorties de stock de la semaine, « À vérifier », tâches ouvertes (et en retard) et comptes sans mot de passe personnel. Un chiffre en orange demande une action ; touchez-le pour ouvrir l’écran correspondant.

En dessous : les colis des BL jour par jour (14 jours ; touchez une barre pour le détail), les clients qui ont eu le plus de BL, les produits les plus sortis du stock, l’activité de l’équipe sur 7 jours et la qualité du catalogue (sans code-barres, sans photo, sans pièces par carton, jamais comptés). Actualiser recharge les chiffres. Chaque entreprise ne voit que ses propres chiffres.

Entreprise

Menu ☰ → Entreprise (administrateurs et Master) : nom de l’entreprise, en-tête du bon de livraison (adresse, téléphone, SIRET, TVA… 12 lignes au maximum), nom de la colonne référence du BL et premier numéro de BL (utilisé tant qu’aucun BL n’existe). Au départ, l’en-tête contient un exemple entre parenthèses (« (VOTRE ENTREPRISE) », « (Adresse) »…) : remplacez-le par vos informations avant d’imprimer le premier BL. Chaque entreprise qui utilise Doquéo a ses propres produits, BL, utilisateurs et messages : personne ne voit les données d’une autre entreprise.

Le pays des documents est choisi à la souscription (France, Espagne, Italie, Portugal, Brésil, Royaume-Uni ou États-Unis) : il fixe le modèle des bons de livraison. Seul le Master peut le changer.

Le modèle des documents suit le pays : bon de livraison (France), albarán (Espagne), DDT (Italie), nota de entrega (Portugal), romaneio (Brésil), delivery note (Royaume-Uni) ou packing slip (États-Unis), imprimé dans la langue du pays. Les identifiants fiscaux de l’entreprise (SIRET et TVA, NIF, Partita IVA, CNPJ et IE, Company No. et VAT, EIN) se saisissent ici et sont vérifiés. Au Portugal et au Brésil, le document de Doquéo est interne : il reprend le numéro de la guia (ATCUD) ou de la NF-e émise par votre logiciel fiscal.

Autre entreprise que celle de l’adresse du site : ouvrez le lien reçu (…/?entreprise=code) ; le champ « Code de l’entreprise » apparaît sur l’écran de connexion et reste mémorisé sur l’appareil.

Support

Support : menu ☰ → Support → Nouvelle demande. Décrivez le problème et joignez jusqu’à 3 captures d’écran (sur le téléphone, faites la capture avec les boutons du téléphone puis Joindre une capture ; sur ordinateur, Capturer l’écran). L’écran où vous étiez est ajouté tout seul. La réponse arrive dans Support et par e-mail.

Installer l’application sur le téléphone

Doquéo s’installe comme une application (icône sur l’écran d’accueil, plein écran), sans App Store ni Google Play. C’est le même site : données toujours à jour, nouveautés automatiques. Menu ☰ → Installer l’application montre les étapes pour votre appareil.

Android (Chrome) : bouton Installer Doquéo de l’écran, ou menu ⋮ → Installer l’application / Ajouter à l’écran d’accueil.
iPhone / iPad (Safari) : bouton Partager → Sur l’écran d’accueil → Ajouter. Apple ne permet pas d’installer en un seul bouton en dehors de l’App Store.
Ordinateur (Chrome, Edge) : bouton Installer Doquéo, ou l’icône d’installation à droite de la barre d’adresse.

Sans connexion internet, l’application s’ouvre mais ne peut ni chercher ni enregistrer : les données restent sur le serveur.